Tietosuojaseloste ja tietoturvaehdot

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Neulomaseura ry
Sähköposti: info@hyvissaajoin.fi

Jäsenhakemukset ja tapahtumakuvat

Jäsenhakemuksesta tallennetaan nimi, sähköposti, kotikunta sekä vapaaehtoisesti annettu puhelinnumero ja viesti. Lisäksi tallennetaan selosteeseen tutustumisen ajankohta ja versio, hakemuksen käsittelytila, pääkäyttäjän päätös, päätöksen perustelu, käsittelijä ja käsittelyaika sekä hyväksymiseen liittyvä varmenne. Hakemuksia käsittelevät pääkäyttäjät jäsenyyden ratkaisemiseksi. Hakemus ei itsessään luo käyttäjätiliä. Älä kirjoita hakemukseen terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja.

Tapahtumiin voidaan lisätä kuva ja sitä kuvaava vaihtoehtoinen teksti. Julkisen tapahtuman kuva näkyy myös kirjautumattomille. Jäsenille rajatun tapahtuman tietojen ja ladatun kuvan katselu edellyttää kirjautumista. Julkaisija vastaa kuvan käyttöoikeudesta ja kuvassa esiintyvien henkilöiden tietosuojan huomioimisesta. Osallistujaluettelon CSV-viennistä tallennetaan käsittelijä, ajankohta, tapahtuma ja rivimäärä muutoslokiin; luettelon sisältöä ei kopioida tähän lokimerkintään.

Selosteeseen tutustumisen kuittaus ei ole yleinen suostumus kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn eikä markkinointilupa. Jäsenhakemuksen käsittely liittyy hakijan pyytämään jäsenyyden valmisteluun. Käsittelyn oikeusperuste määräytyy kunkin käyttötarkoituksen mukaan.

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa käsitellään jäsenen nimeä, sähköpostiosoitetta, salasanan suojattua tiivistettä, jäsenluokkaa, jäsenkortin tietoja, varmenteen käyttöä, varmenteen lähetyksen vastaanottajaosoitetta, otsikkoa ja lähetysaikaa, tapahtumiin ilmoittautumista ja läsnäoloa, työhuonevarausten ajankohtia ja varaajan omaa otsikkoa sekä tietosuoja- ja tietoturvaehtojen hyväksymisajankohtaa. Ulkoisen kalenterin varaus voidaan kohdistaa yrittäjään tämän ilmoittaman kalenterilähteen sähköpostiosoitteen avulla. Ulkoisen kalenteritapahtuman otsikko voidaan tallentaa salattuna ja näyttää kirjautuneille kalenteriin oikeutetuille käyttäjille, jos pääkäyttäjä sallii näkyvyyden kyseiselle lähteelle. Salasanaa ei tallenneta selväkielisenä. Varmenteen vapaamuotoista saatetta ei tallenneta lähetyslokiin.

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käsitellään jäsenyyden ja jäsenpalvelun ylläpitämiseksi, jäsenkortin tarjoamiseksi, jäsenviestintää ja tapahtumia varten, työhuoneen varausten järjestämiseen, käyttöoikeuksien hallintaan sekä palvelun turvallisuuden ja väärinkäytösten ehkäisemiseen. Pääkäyttäjä voi tarkastella kuukausiraportissa varaajan nimeä, käyttäjätilin sähköpostia, varausten lukumäärää ja kestoa tilan käytön suunnittelua ja sovittujen käyttöperiaatteiden seurantaa varten. Käsittely perustuu jäsenyyttä koskevan sopimussuhteen toteuttamiseen, rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin sekä perusteltuun etuun ylläpitää turvallista ja tasapuolisesti käytettävää jäsenpalvelua. Pakollisten tietojen antamatta jättäminen estää jäsenpalvelutilin luomisen.

4. Tietolähteet, vastaanottajat ja siirrot

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään, yhdistyksen myöntämästä varmenteesta, pääkäyttäjän tekemistä jäsenrekisterin päivityksistä sekä yhdistetyistä kalenteripalveluista. Jäsenvarmenne ja muokattava saate voidaan lähettää käyttäjän ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen yhdistyksen sähköpostipalvelun kautta. Tietoja voivat käsitellä tehtäviensä mukaisesti yhdistyksen valtuutetut pääkäyttäjät ja ohjaajat sekä tekniset palveluntarjoajat, kuten hosting-, sähköposti- ja kalenteripalvelu. Kalenteriin oikeutetut kirjautuneet yrittäjäjäsenet voivat nähdä pääkäyttäjän salliman ulkoisen tapahtumaotsikon yhteisessä työhuonekalenterissa. Julkiseen HTML-upotukseen tai julkiseen iCal-syötteeseen ei välitetä otsikoita, nimiä tai yhteystietoja. Yhteiseen Google-kalenteriin viedään jäsenpalvelussa tehdyn varauksen ajankohta ja tietosuojattu otsikko muodossa ”Etunimi – varattu”; varaajan omaa otsikkoa tai asiakkaan tietoja ei viedä jäsenpalvelusta. Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös Euroopan talousalueen ulkopuolella soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja suojatoimien mukaisesti. Tietoja luovutetaan viranomaiselle vain lain niin edellyttäessä.

5. Säilytysaika ja varmuuskopiot

Tietoja säilytetään jäsenyyden ja käyttäjätilin voimassaolon ajan sekä sen jälkeen vain niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet, saatavien valvonta, toiminnan seuranta, väärinkäytösten selvittäminen tai osapuolten oikeusturva sitä edellyttävät. Kuukausittainen varausraportti lasketaan olemassa olevista varauksista eikä siitä muodosteta erillistä pysyvää henkilörekisteriä. Päivittäiset paikalliset tietokantavarmistukset säilytetään kiertävästi 14 vuorokautta palvelun palauttamista varten. Varmuuskopioiden käyttö rajataan tekniseen palautukseen ja ne poistuvat automaattisen kierron mukaisesti.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus tarkastaa ja oikaista tietonsa, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä. Lähetä pyyntö osoitteeseen info@hyvissaajoin.fi ja kerro, mitä oikeutta haluat käyttää. Älä lähetä salasanaasi tai henkilötodistuksen kopiota tavallisella sähköpostilla. Henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa turvallisella tavalla. Pyyntöön vastataan lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Jos määräaikaa on perustellusti pidennettävä, siitä ja syistä ilmoitetaan kuukauden kuluessa. Poisto-oikeus ei syrjäytä lakisääteisiä säilytysvelvoitteita. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

7. Automaattinen päätöksenteko

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

8. Tietojen suojaaminen

Palvelu käyttää salattua HTTPS-yhteyttä, turvallisia istuntoevästeitä ja selaimen suojausotsakkeita. Salasanat tallennetaan yksisuuntaisesti tiivistettyinä; Google-valtuutukset ja ulkoiset kalenteriotsikot tallennetaan salattuina. Käyttöoikeudet rajataan käyttäjäroolien mukaan; nimi- ja sähköpostikohtainen varausraportti on vain pääkäyttäjän käytettävissä. Ulkoisen otsikon näyttäminen edellyttää pääkäyttäjän lähdekohtaista valintaa, eikä otsikkoa välitetä julkiseen upotukseen tai iCal-syötteeseen. Varmenteen lähetys edellyttää vastaanottajaosoitteen erillistä vahvistamista, käytettyä varmennetta ei voi lähettää ja onnistunut lähetys kirjataan muutoslokiin ilman varmennetta tai saatetekstiä. Tietokanta varmistetaan päivittäin verkkosivuston julkisen hakemiston ulkopuolelle rajatuin tiedosto-oikeuksin, ja varmistuksen eheys tarkistetaan automaattisesti. Järjestelmä ja sen riippuvuudet pidetään ajan tasalla, ja henkilötietoihin pääsevät vain tehtäviensä vuoksi siihen oikeutetut henkilöt.

10. Selosteen muutokset

Selostetta voidaan päivittää toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan jäsenpalvelussa tai sähköpostitse.